Excel方眼紙のココが嫌

Excel方眼紙の話題を久しぶりに見かけたと思ったら「Excel方眼紙公開討論会」なるものがあるのね。Excel方眼紙に思っているところを書いておこうかと思う。

「郷に入らば、郷に従え」。Excelに限った話ではなく、全ての製品には設計思想が、設計時に想定した使い方がある。想定した使い方を逸脱した使い方をしていると、だいたい無駄な苦労を積み重ねる事になる。

Excelは表計算ソフト

Excelは表計算ソフトとして開発されている。大量のデータを、素早く集計し、表やグラフを作り、分析作業を支援するためのツールである。したがって表示を素早く行うためWISWIG(画面上の表示と印刷イメージの差を無くしたり、印刷環境が異なっても同じ出力を得られる)という事には気を使っていない。Excelは決してDTPツールではない、意図的にDTPに必要な機能が省かれている。

Excel方眼紙の何が馬鹿らしいのかというと、ExcelをDTPツールとして使おうとしているところにある。最初に言ったようにDTPの機能が省かれているにも拘わらずDTPとして使おうとするものだから、禁則処理が行われず自前で改行を入れることになったり、テンプレートを使えないのでチマチマ書式を変更することになったり、いざ印刷してみたら位置がずれてトライ&エラーで修正を余儀なくされたり、画面上で見ると変な場所に画像が挿入されていたりと、印刷環境がかわると位置がズレたり、生産性が落ちること著しい。当事者(あるいは上司)が生産性が低いと認識していれば良いのだが、Excelしか使えないので、そういう認識すら薄かったりする。

罫線で囲むのは日本固有の文化

「でも表とか作るときに枠からはみ出して困ってないの?」と思うだろうが、世界中の多くの人は困ってない。というのも、各項目の前後左右を罫線で囲うのは日本固有の文化で、海外ではまずやらない。横罫線は引くけど、左右の項目の間には適当なブランクがあいているだけである。したがって多少左右にずれても問題ない。左詰なり右詰なりで基準点さえ上下で揃っていれば問題ないのだ。
そのためExcelに限らず、海外生まれの作表系ツールで罫線で囲ったマスにきれいに入れようとすると、無駄に苦労することが良くある。可能なら「縦罫線いらない」って仕様で通して貰うと、それだけで随分と手間が減る。

DTPしたいなら素直にWORD

もしどうしてもDTP的な細かな編集が必要なら、素直にMicrosoft Wordの罫線機能でも使ったら良い。Wordの罫線は優秀で、後からでも好きな場所に罫線を引いて項目を分割する事が出来る。見た目通りに印刷されるのでトライ&エラーの必要も無い。Excelからの転記で多少の手間が増えたように感じても、トータルでは余程早い。それに単票や一覧表の作成なら、差し込み印刷でデータベースと連携できるので転記の手間すらない。

データ化が目的なら・・・

データ化が目的なら、Microsoft FormsとかGoogle Formsとか、それなりのソリューションを選ぼう。単票形式で別々のExcelファイルに入力したものを、再度データを拾ってきて纏めるって、マクロ必須だし、シートが変更されてトラブルになったり、複数バージョンが入り交じったりと、結構な手間がかかる。正直に言って、生産性は低いし、あまりやりたくない作業だ。最初からそれなりのソリューションを使った方が良い。

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です